Als SwitchPhone uw telefoon beantwoordt, schakelt u uw bedrijfstelefoon door naar het telefoonnummer dat SwitchPhone voor u heeft gereserveerd. Dit kan onder meer met de *21-service van KPN Telecom of de externe-follow-me-functie van uw telefooncentrale. (Gaat het om een vast tijdstip, dan is het met een 0800- of 0900-nummer mogelijk dit automatisch te laten doen.) Wordt er daarna voor u gebeld, dan neemt een SwitchPhone-medewerker de telefoon aan met de naam van uw firma.

Uiteraard kunt u klanten of medewerkers ook rechtstreeks naar uw SwitchPhone-nummer laten bellen. Heeft u behoefte aan meerdere nummers? Ook dat is geen probleem.

Hoe noteert SwitchPhone uw gesprekken?

Bij het beantwoorden van een telefoontje noteert SwitchPhone standaard de datum en het tijdstip van binnenkomst, de naam en het telefoonnummer van degene die belt, de reden van bellen en ook of en zo ja wanneer er door u teruggebeld kan worden. Zo’n standaardbericht is in de meeste gevallen voldoende.

Ook het namens u doorgeven van een korte boodschap aan een beller geldt als een standaardbericht, net als een telefoontje dat SwitchPhone op uw uitdrukkelijke verzoek direct naar uw gsm of iemand anders doorschakelt. (In dit laatste geval worden wel de gesprekskosten apart doorberekend.)

U kunt SwitchPhone ook een uitgebreid bericht laten maken. Dan worden er meer gegevens genoteerd. Zo kan het handig zijn dat u van iemand die informatie aanvraagt de NAW-gegevens doorkrijgt. Heeft u een technisch servicebedrijf? Dan werkt SwitchPhone bij een storingsmelding desgewenst een in overleg met u opgestelde vragenlijst af zodat uw bedrijf in staat is snel en effectief te handelen.

Hoe geeft SwitchPhone de berichten door?

U ontvangt uw bij SwitchPhone binnengekomen berichten per fax, per e-mail, als sms’je op uw mobiel of telefonisch, al dan niet na een semafoon-oproep. Het is maar waar u op dat moment de voorkeur aan geeft.

Als SwitchPhone beschikt over contractinformatie, kunnen inkomende meldingen gevalideerd worden. Als uw klant een geldig servicecontract heeft, wordt de dienstdoende medewerker opgeroepen. Ook is het mogelijk om onderscheid te maken tussen diverse productgroepen en regio, zodat altijd de juiste medewerker wordt aangestuurd.